世界聚焦：詳解酒店“采購到支付”全流程及自動化

酒店實現(xiàn)成功經(jīng)營的關(guān)鍵是什么？不同的人會有不同的答案，而大多數(shù)人都會提到顧客體驗。這不無道理。但酒店在前臺為顧客提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，也離不開后臺的順利運轉(zhuǎn)。

(資料圖)

今天我們來了解一下采購到支付的流程，看看酒店該如何優(yōu)化系統(tǒng)，以及實現(xiàn)自動化后能夠產(chǎn)生的效益。

什么是“采購到支付”？

采購到支付（procure-to-pay）是指，企業(yè)從識別需求、申請采購到最終為所需產(chǎn)品和服務(wù)付款，期間所涉及的系統(tǒng)化流程。

采購到支付并不包括采購的所有環(huán)節(jié)，其重點是流程中的采購、對賬和付款部分。

戰(zhàn)略采購、生命周期評估、供應(yīng)商對接和供應(yīng)鏈管理，并不在采購到支付的范疇。

采購到支付的步驟

標準化流程可以減少不必要的開支，提升采購效率，推動訂單和供應(yīng)商管理，最終提高產(chǎn)出。

常規(guī)化的采購到支付流程包含以下幾個步驟：

1. 確定業(yè)務(wù)需求：相關(guān)人員認為需要某項產(chǎn)品和服務(wù)來完成工作，他們可能會自行評估最合適的產(chǎn)品和服務(wù)。

2. 需求申請：相關(guān)人員正式提交采購申請，開啟審批和采購流程。

3. 審批通過：請購單經(jīng)過標準化審批流程，得到所有相關(guān)部門和人員的批準，之后由財務(wù)部發(fā)放資金。

4. 創(chuàng)建采購單：獲批后，相關(guān)人員開立正式采購單（PO），注明訂單處理和貨物交付所需的所有信息。

5. 采購單獲批：采購需求獲批后，完整的PO通常需單獨進行評估和審核，以減少錯誤，明確要求，確保采購和對賬過程更順利。PO獲批后，就會發(fā)送給供應(yīng)商。

6. 收貨：供應(yīng)商完成訂單并交付，收貨方進行檢查、核對，如果出現(xiàn)不對等或質(zhì)量不達標的情況，收貨方可以拒絕簽收。

7. 評估供應(yīng)商的表現(xiàn)：貨物簽收、核對完成后，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評估，包括是否按時交貨、訂單準確度、產(chǎn)品質(zhì)量及完好程度，等等。所有問題都可以在該環(huán)節(jié)提出，并作為以后采購決策的參考。

8. 發(fā)票審批：該環(huán)節(jié)檢查貨物與請購單、采購單及發(fā)票上的信息是否一致，如果完全匹配，財會部門就可以開發(fā)票。

9. 向供應(yīng)商付款：這是采購到支付過程的最后一步。采購方根據(jù)采購訂單或合同條款，將審批的款項支付給供應(yīng)商。有時候，企業(yè)及時支付發(fā)票款項，也可以獲得付款折扣等權(quán)益。

如何優(yōu)化采購到支付流程？

1. 建立標準化審批流程

創(chuàng)造良好的環(huán)境，讓員工能夠得到所需的支持確保采購申請符合預(yù)算和實際需求降低從不知名的供應(yīng)商那里進行采購的風險，避免未經(jīng)批準的采購行為提高數(shù)據(jù)透明度，減少冗余信息，讓財務(wù)部門進行追蹤、分析、預(yù)測支出

該流程無需事無巨細地列明所有事項，只需制定審批框架，讓提出申請的人有心理預(yù)期。整個流程應(yīng)該便于執(zhí)行、追蹤，且適用于每次采購，能夠不斷完善采購到支付的流程。

整個審批流程需包括：

標準化申請表，列明所有必要信息啟動申請和審批的第一責任人詳細說明獲得審批需滿足的條件復(fù)盤過程，對整個采購過程進行評價，推進與供應(yīng)商的合作關(guān)系，更新供應(yīng)商列表

2. 列出每個部門的職責

每個采購審核部門都有各自的標準化要求，這對于確保高質(zhì)量采購、降低風險十分重要。相關(guān)人員和部門及要求可能包括：

內(nèi)部部門主管：根據(jù)當前技術(shù)系統(tǒng)或合作協(xié)議，選出最佳供應(yīng)商或整合資源。法務(wù)：列出執(zhí)行合同保護機制的詳細條款，包括服務(wù)水平協(xié)議、停工條款、災(zāi)后恢復(fù)職責、仲裁，等等。安全：完成供應(yīng)商問卷，評估安全和風險管理門檻。財務(wù)：預(yù)算或項目關(guān)鍵節(jié)點報告，輔助制定預(yù)算和預(yù)測。

要確保順利通過審批，要在同一個地方列明這些要求并歸檔。

將對各部門的要求列入整個流程中，有助于相關(guān)人員形成清晰的認知并提前準備，從而減少無效溝通，防止采購延期，提升整體效率。

3. 推進流程自動化

隨著公司業(yè)務(wù)的擴張，采購流程及合同管理會隨之變得更加復(fù)雜，相關(guān)部門的工作量也會加大，手動處理采購到支付流程就會心有余而力不足。

這時候就需要考慮實現(xiàn)流程自動化。這不僅可以減輕采購人員的負擔，還能夠讓核心職能團隊將時間留給更有價值的事情。

采購到支付自動化軟件如何運作？

采購軟件會創(chuàng)建一個中心化、自動化流程，涵蓋選品到支付的系列環(huán)節(jié)。

在前端，該系統(tǒng)會通過云系統(tǒng)自動推進采購流程。用戶可以登陸合作供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫的物品目錄頁面，并根據(jù)預(yù)算和參數(shù)下單。

該系統(tǒng)比較靈活，管理者能夠根據(jù)用戶、部門、類別或位置等參數(shù)設(shè)置規(guī)則。

在后端，采購到支付軟件則可以對很多重復(fù)、手動流程進行自動化處理。在產(chǎn)品目錄頁面下單后，就會進入自動化審核流程，審批通過且交貨完成后，可以在系統(tǒng)內(nèi)審核發(fā)票、對賬，然后由系統(tǒng)自動完成支付。

該系統(tǒng)采用AI和機器學(xué)習技術(shù)，自動處理數(shù)千張發(fā)票，確保流程準確，信息一致，自動完成支付，無需員工手動輸入信息。

電子發(fā)票也能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一支付。

采購到支付的自動化有哪些益處？

采用自動化電子采購系統(tǒng)，能夠提升每個環(huán)節(jié)的效率。

具體來說，它能帶來的益處包括：

確保采購過程與預(yù)算、規(guī)范和合作供應(yīng)商列表保持一致當需要從不同地方采購時，可能提高供應(yīng)鏈管理效率降低發(fā)票開具成本通過整合發(fā)票和支付流程，穩(wěn)定并提升現(xiàn)金流降低成本，增加收入實時查看數(shù)據(jù)并確保同步，便于支出管理

采購到支付軟件的價值不僅在于提升效率，確保采購品質(zhì)，還能夠降低成本，減少企業(yè)內(nèi)部不必要的支出。

參考資料：1.BirchStreet Systems, the Procure-to-Pay Automation Platform That Is Leading the Way to a More Automated Future for Hospitality and Travel. (Hospitality Net)2.What is Procure-To-Pay and How Companies Are Automating It. (Order)