5分鐘，把你的Excel變成在線數(shù)據(jù)庫，神奇的魔方網(wǎng)表excel數(shù)據(jù)庫

在過去，Excel作為工作中常用的數(shù)據(jù)處理工具，以其便捷的特質(zhì)得到許多人們的喜愛。然而隨著數(shù)字化進程的推進和互聯(lián)網(wǎng)的普及，人們的辦公需求日益復(fù)雜，使用者要求辦公軟件能夠滿足在線協(xié)同共享、權(quán)限更加細(xì)化、流程審批自動化等功能。

而Excel作為基于文件的數(shù)據(jù)處理工具，很難滿足人們對于在線化的需求。受2020年疫情的影響，國內(nèi)外各大中小企業(yè)都對在線辦公、遠(yuǎn)程協(xié)作重視起來，文檔工具作為企業(yè)的主要生產(chǎn)力交付物，其效率對于公司和團隊來說是一個非常重要的事情。由于Excel無法在線化，協(xié)作辦公時，一個文檔由A 同事發(fā)給 B 同事，B 再發(fā)給 C，中途發(fā)生修改后，又需要重新再按上面的流程發(fā)送一次，這極大地降低了工作效率。

于是在線文檔應(yīng)運而生。在線協(xié)同文檔的出現(xiàn)，在當(dāng)時釋放了人們對辦公在線化一直以來的迫切需求。但是一段時間后，人們便對在線文檔的興趣消散了。這是因為在人數(shù)少的小組中，在線文檔尚可勉強滿足同時在線的需求，但是如果一個部門、一個公司、一個學(xué)校的人同時填報信息，在線文檔可能就難以應(yīng)付如此大的壓力了。

除此之外，在線文檔和Excel一樣，都存在文件類數(shù)據(jù)處理工具難以克服的通病。工作中經(jīng)常出現(xiàn)這樣的場景：老板要求小王統(tǒng)計公司所有住宿員工的信息，小王使用在線文檔制作好填報表，設(shè)定好模板，號召員工們?nèi)ヌ顖螅€特意強調(diào)了要在晚上6點下班前填完否則后果自負(fù)。小王以為萬事俱備，可以去忙別的工作了，只要在6點準(zhǔn)時把表格轉(zhuǎn)發(fā)給老板就好了。然而事情并不像小王預(yù)想的那樣，他點開在線文檔，發(fā)現(xiàn)自己設(shè)定的模板已經(jīng)被篡改了、單元格格式被調(diào)整的亂七八糟、日期數(shù)字填什么格式的都有。不光如此，小王還發(fā)現(xiàn)有幾位員工沒有按時填報。于是小王一邊忙著修改文檔格式，一邊催促沒填報的員工趕快落實。更令人匪夷所思的是，一個員工反饋說早就填過了，有可能是被人惡意刪除了。

小王的遭遇許多人都經(jīng)歷過，因為企業(yè)管理中時常面臨推諉扯皮，工作執(zhí)行力差的問題，管理者常常抱怨數(shù)據(jù)匯總催辦難、數(shù)據(jù)收集周期長，功能模塊簡單的在線文檔無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)規(guī)則結(jié)合，很難滿足填報流程的需要。另外，在線文檔無法保障數(shù)據(jù)質(zhì)量，以至于數(shù)據(jù)格式常常出現(xiàn)錯誤，為管理者的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析造成許多不便。不光收集者，數(shù)據(jù)填報者也是感到非常頭疼，大量的數(shù)據(jù)只能通過打字或復(fù)制粘貼來完成，有時多一個字，有時少一個字。除此之外，還常常遇到格式要求不明確的情況，僅僅是日期的格式就要跟同事反復(fù)確認(rèn)。除此之外，還有所有企業(yè)都非常重視的數(shù)據(jù)安全問題。對不同用戶設(shè)置不同的權(quán)限，可以有效保障數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露。在線文檔可以給文檔加密，只有知道密碼的用戶才可以編輯文檔，但這樣的權(quán)限控制完全達(dá)不到人們所需的分角色細(xì)粒度的權(quán)限控制要求。比如，當(dāng)表單需要多家供應(yīng)商填報時，如果供應(yīng)商在填入數(shù)據(jù)時出于各種目的修改或者刪除別人的記錄，就可能導(dǎo)致收集的供應(yīng)商資料有誤或者不全，給后期的數(shù)據(jù)處理帶來極大不便，并且限于目前機制的原因，當(dāng)兩名用戶同時編輯同一條記錄也會造成信息的覆蓋和混亂。

但是魔方網(wǎng)表的出現(xiàn)使這些問題都迎刃而解，它除了兼容Excel的各種功能外，還能徹底解決在線協(xié)同、數(shù)據(jù)質(zhì)量、權(quán)限控制、流程管理的問題：

在線協(xié)同：魔方網(wǎng)表作為一款基于B/S架構(gòu)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，能將Excel文件變成在線網(wǎng)頁數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使用者無需安裝任何客戶端，通過瀏覽器就可以完成所有操作。在這樣的條件下，用戶只要得到授權(quán)，就可以與其他同事同時訪問操作數(shù)據(jù)，實現(xiàn)協(xié)同線上辦公。

數(shù)據(jù)質(zhì)量：魔方網(wǎng)表作為基于數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)，根本不會存在數(shù)據(jù)格式錯誤，模板被改的問題。在權(quán)限功能的幫助下，管理員使用魔方網(wǎng)表設(shè)計表格模板之后，填寫人無權(quán)修改模板。同時，快速輸入的功能幫助填寫效率和準(zhǔn)確率大大提高。填寫完畢后，系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)分析，不再需要人工核算，大大降低了時間成本。

權(quán)限控制：魔方網(wǎng)表具有細(xì)致的權(quán)限控制功能，無論是表單、記錄、字段還是用戶組、部門、單個用戶，都可以設(shè)置分級權(quán)限，真正實現(xiàn)個性化的權(quán)限設(shè)置。

圖：BPM流程管理系統(tǒng)

流程管理：正如流程再造之父邁克爾·哈默所言：“優(yōu)秀的流程管理是企業(yè)成功的關(guān)鍵”，魔方網(wǎng)表正是企業(yè)打造高效流程管理的得力工具。相比Excel，魔方網(wǎng)表的BPM模塊能夠與表單深度結(jié)合，數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)流程。更值得一提的是，魔方網(wǎng)表支持管理者在手機端處理各種審批流程，這是Excel難以匹敵的。

相較于Excel和在線文檔，魔方網(wǎng)表可謂優(yōu)勢頗多，將企業(yè)管理軟件的功能和效率最大化，真正有效的幫助使用者處理好日益復(fù)雜的業(yè)務(wù)，助力企業(yè)走向企業(yè)管理領(lǐng)域的正確進化方向。

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